Régebben én is hasonlóan gondoltam, mint általában az emberek nagy többsége, hogy ha valaki az első levelemre nem válaszol, akkor utána nem illik többször zavarni. Ez mára 180 fokos fordulatot vett nálam és hiszem, hogy akár 6, 7 “follow up” email küldésig is el kell menni, ha igazán hatékonyan akarsz üzletelni. De vizsgáljuk meg ennek az okait.

Rengeteg szituációban fordul elő nap mint nap, hogy valakinek írsz egy emailt, de nem reagál. Legyen szó egy árlistáról, amit meg szeretett volna nézni a leendő ügyfél, mielőtt dönt, vagy egy bemutatkozó emailről, amit az előző este megismert potenciális befektető kért. Lelkesen elküldöd nekik és semmi. Sokan, ha nem kapnak választ elsőre, akkor inkább hagyják a dolgot, nehogy követelőzőnek, vagy akaratosnak tűnjenek. Rosszul teszik.

A válasz hiányának okai

1. Elfelejtette

Általában ez a leggyakoribb oka, amiért valaki nem reagál neked. Amikor látta az emailed, akkor még a fejében voltál, de közbejött valami és egyszerűen kimentél a fejéből. Ettől még nem leszel kevésbé fontos a másik félnek, hisz emberek vagyunk, mindig történhet ilyen. Ilyenkor általában az első follow up email után szoktak válaszolni, hogy nem volt direkt. Semmi gond, mehet tovább az üzletmenet. (megj.: Follow up – emlékeztető email)

2. Nagyon elfoglalt

Ebben az esetben is látják az emailedet, de mivel a másik fél olyan elfoglalt, hogy szinte csak a wc-n tud emaileket olvasni, mert olyan sok dolga van és annyi email jön, itt nehezebb lesz a dolgod. Napközben az esélytelenek nyugalmával indulsz, ha akkor küldesz emailt. Az utánad jövő email folyam el fogja mosni szépen a látóhatárról a leveled és megy a süllyesztőbe.

Ilyenkor én azt ajánlom, hogy vagy kora reggel, vagy késő este írj a célszemélynek follow up emailt. Szigorúan arra az emailre válaszul, amit először küldtél. Mert ha külön emailben küldöd, akkor neki az előző emailedet vissza kell keresnie, az pedig azt mondja számára, hogy nem tiszteled az idejét. Én itt bele szoktam írni az emailbe, hogy tisztában vagyok vele, hogy nagyon elfoglalt. Ezzel jelzem, hogy tudom, ami időt rászán, az értékes.

3. Akar írni, csak még vár valakire

Ez az eset is viszonylag gyakori, hogy a másik fél vár egy harmadik kolléga válaszára. Ezzel az infóval együtt akar visszaírni neked, csak erről téged elfelejtett értesíteni. Ilyenkor ugyancsak az első follow up email után szokták jelezni, hogy azért nem írtak, mert vártak még valamire.

Semmi gond, legalább tudod, hogy miért nincs válasz. Ilyenkor érdemes rákérdezni, hogy mikor tud a harmadik féllel beszélni. Ha a megadott napon nem érkezik válasz, akkor a következő nap érdemes írni egy üzenetet, hogy sikerült-e beszélni az adott személlyel. Szokott működni.

4. Nem mentél át a spam szűrőn

Nem gyakori, de néha megesik. Szimplán a spam mappába kerülsz, mert valamiért úgy ítélte meg az email szolgáltató, hogy nem fontos a leveled. Ilyenkor több dolgot tehetsz. Ha előzetesen a másik fél említette, hogy küldj neki emailt, akkor a 3. follow up után fel lehet hívni és megkérdezni, hogy esetleg megkapta-e az emailjeidet, mert néha  a spam mappába szokta küldeni őket a rendszer.

5. Szabadságon van

Általában sokan, de közel sem mindenki állít be magának automatikus választ abban az esetben, ha szabadságra megy. Ilyenkor nem értjük, hogy ha a másik fél a levelünket külön kérte, akkor miért nem válaszol már 4 napja. Aggodalomra semmi ok, ha follow upolsz, akkor nagy valószínűséggel fogsz kapni egy rövid választ, hogy épp nyaral az illető.

6. Még várja, hogy “küzdj”

Ez az eset jellemzően akkor fordul elő, ha valami “high profile” embert akarsz válaszra bírni. 10-ből 9 alkalommal ezektől az emberektől elsőre nem jön válasz, mert egyrészt népszerűek és rengetegen írnak nekik, másrészt meg nem ismernek. Itt kell a legkitartóbbnak lenned. Nemrégiben olvastam egy cikket, amiben egy srác leírta, hogy 27 nagyvállalat CEO-jával sikerült találkoznia úgy, hogy kitartó volt.

Volt olyan vezető, akinek 1 éven keresztül írta az emaileket, átlagban 2 hetente. Végül a hölgy visszaírt neki, hogy értékeli a kitartását, jöjjön előadni a cégének a konferenciájára. Úgy látszik az a 104 follow up email megtette hatását.

Ilyenkor javaslom, hogy más platformokon is kezdd el követni, vagy kommentelni az adott személyt. Az egyik legjobb választás erre a twitter, aminek használatáról itt írtam részletesebben.

7. Tényleg nem érdekli

Sajnos előfordul olyan is, amikor tényleg nem érdekled a másik felet és nem akar tőled emailt kapni. Ilyenkor szoktam mondani, hogy érdemes elmenni a “nem”-ig, hogy ez kiderüljön. Egy ponton sokan visszaírnak, hogy köszönik, de már nem aktuális. Itt még tűzoltásként meg lehet kérdezni, hogy esetleg az lesz-e a közeljövőben. Ha azt mondják, hogy igen, akkor írd be a naptáradba, hogy mikor kell legközelebb follow upolni, ha nem, akkor viszont ezen a ponton érdemes abbahagyni a kommunikációt.

Ahhoz, hogy igazán hatékonyan tudd használni a follow up “fegyverét”, ajánlom, hogy vess be email követő szoftvereket (Boomerang, Hubspot Sales). Ezek segítségével tudod mérni, hogy mikor és hányszor nyitották meg az emailjeidet. Ezek rendkívüli módon megkönnyítik majd a dolgodat, mivel pontosan fogod látni, hogy mikor érdemes follow upolni.

További izgalmas email marketing témákról olvashatsz a vadonatúj 7 Blogon. 

Kommentek